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Fachartikel (Archiv 2005)
Desktop Search:
Wer suchet, der findet auch (manchmal)!
Autor: Marc S. Tenbieg | Artikel als PDF
Es ist schon eigenartig, dass man im Internet zwischenzeitlich Informationen schneller und besser findet als auf dem eigenen Rechner. Lösungen gibt es doch zu genüge und die Erfahrungen aus der Internet-Suche sollten doch ohne weiteres auf einen Desktop zu übertragen sein.
Auch "historisch betrachtet" gab es schon viele Versuche mit dem Thema der Desktop-Suche Bedarfe in den Unternehmen zu wecken. AltaVista hat beispielsweise bereits Mitte 2001 mit der kostenfreien Software "Personal Search" einen ersten Vorstoß in diese Richtung unternommen. Der große Durchbruch und Erfolg blieb jedoch aus.
Ebenfalls hätte auch mit der Verbreitung des Betriebssystems Windows XP und mit dem integrierten Suchassistenten vieles besser und schneller aufzufinden sein müssen. Was viele Anwender gar nicht wissen: Windows XP bietet seit je her einen eigenen Indexservice an, der aber standardmäßig deaktiviert ist. In der Microsoft-Dokumentation heißt es: "Der Indexdienst ist ein Dienst, der Informationen aus einer Reihe von Dokumenten extrahiert und so anordnet, dass auf sie mit der Suchfunktion von Windows XP, dem Abfrageformular für Indexserver oder einem Webbrowser schnell und einfach zugegriffen werden kann. Bei diesen Informationen kann es sich um Texte aus einem Dokument (seine Inhalte) sowie die Merkmale und Parameter des Dokuments (seine Eigenschaften), beispielsweise den Namen des Autors, handeln. Wenn der Index erstellt ist, können Sie ihn nach Dokumenten durchsuchen oder abfragen, die bestimmte Schlüsselwörter, Begriffe oder Eigenschaften enthalten."
Und wie sieht die Theorie in der der Praxis aus?
Das hört sich in der Theorie doch nicht schlecht an! Und wie sieht es in der Praxis aus? Der Vorteil der mitgelieferten und häufig nicht genutzten Indexfunktion wird durch erhebliche Performance-Probleme wieder relativiert. Auch die Anwenderfreundlichkeit und damit die generelle Nutzerakzeptanz lässt zu Wünschen übrig. Wir dürfen aber gespannt darauf sein, welche integrierten Suchfunktionalitäten zusammen mit der neuen Betriebssystemgeneration Windows Vista ausgeliefert werden. Mit seiner marktbeherrschenden Position auf dem Softwaremarkt besitzt Microsoft einen klaren Wettbewerbsvorteil, um auch im neu aufkeimenden Markt für Suchlösungen auf dem Desktop und im Unternehmen zu punkten.
Ein Anbieter- und Toolmarkt in Bewegung
Wie sieht aktuell der Anbieter- und Lösungsmarkt für die Desktop-Suche aus? Er bewegt sich - und zwar mit einer rasanten Geschwindigkeit. Darüber hinaus scheint dies vor allem ein Markt für die etablierten Anbieter von Internet-Suchdiensten (Google, Yahoo, Microsoft, etc.) zu sein. Die Erfahrungswerte sind exzellent, der Wachstumsdruck immer neue Einnahmequellen als erster für sich zu gewinnen hoch und die Chance, Suchtechnologien in Unternehmen hinein zu verkaufen, ist absolut reizvoll. Dies führt dazu, dass der Drang der führenden Suchmaschinen-Anbieter groß ist, die Grenzen zwischen der lokalen Suche auf dem Desktop, dem Unternehmensnetzwerk oder im Internet schrittweise aufzuheben.
Verfolgt man die Aktivitäten der Keyplayer im Markt, so geht die Entwicklung in Richtung einer neuen Desktop-Service-Generation (z.B. Google Desktop, MSN Desktop Search). Microsoft hat beispielsweise zuletzt im Juni 2004 das amerikanische Unternehmen Lookoutsoft Inc. gekauft, das ein spezielles Such-Tool für Outlook entwickelt und kostenfrei vertrieben hat. Dieses Know-how ist nunmehr in die Weiterentwicklung der MSN Toolbar Suite und damit auch in die Suchdienste MSN Search (Internet) und MSN Desktop Search eingeflossen.
Der Anbietermarkt für Desktop Search ist – wie in allen jungen Märkten - vielseitig und heterogen geprägt. Unterschiede gibt es beispielsweise in der Art des Indexaufbaues, in der Suchabfrage, der Ergebnisdarstellung und natürlich auch im Umfang der recherchierbaren Dateiformate.
Die unterschiedlichen Technologien und Realisierungsansätze der Anbieter tragen dazu bei, dass trotz der scheinbaren Übermacht der großen Suchmaschinen-Marktführer auch eine reelle Chance für kleine und spezialisierte Anbieter besteht. Das schöne an dieser Situation ist auch, dass ein Großteil der Lösungen (noch) kostenfrei angeboten wird. Kein Wunder, denn die Anwender sollen sich schon mal an die neuen Funktionen und Vorteile „im Praxisalltag“ gewöhnen und dann im Unternehmen quasi von "innen heraus" den Bedarf nach einer größeren Unternehmenslösung wecken. Diese Art von Guerilla-Marketing und die dahinter liegende Vertriebsstrategie Bedarfe zu wecken, hat auch schon zu anderen Themen vielen Anbietern zu Bekanntheit und zum Durchbruch verholfen.
Was versteht man unter Desktop Search?
Desktop Search, um was geht es eigentlich? "Desktop Search" Programme haben im Allgemeinen nur ein wesentliches Ziel: die gesuchten Informationen zu finden- und dies möglichst schnell. Die Anforderungen steigen zwangsläufig mit der Professionalität des Anwenders und mit dem Einsatz in einer Business-Umgebung. In diesem Zusammenhang erweitert sich die Liste der Bewertungskriterien u.a. um die Aspekte Sicherheit, Anwenderfreundlichkeit, Effektivität, Genauigkeit der Ergebnisliste, Fehlertoleranz bei der Suchanfrage und vor allem Speicherplatz für den aufzubauenden Index.
Gängige, auf dem Markt verfügbare Lösungen, greifen im Rahmen der Suchanfrage auf einen Suchindex zurück. Dieser wird erstmalig nach der Programminstallation angelegt und erfasst sämtliche Dateien, die später recherchiert werden sollen. Hierbei werden die Dateien gescannt und die beschreibenden Informationen systematisch in einem einer Metadatei, dem Suchindex, registriert. Man kann als eiserne Regel festhalten: je exakter der Suchindex aufgebaut wird, desto genauer ist auch das Ergebnis der späteren Suchanfrage und die Akzeptanz des Anwenders. Hierbei muss der Spagat zwischen Benutzerfreundlichkeit und Ressourcennutzung (Speicher, Prozessorleistung, etc.) gemacht werden.
Zentral oder dezentral suchen?
Anbieter gibt es mittlerweile sehr viele, denn der Kampf um den bisher sehr vernachlässigten "Markt der Desktop-Suche" ist zwar noch recht jung, aus Anbietersicht gesehen aber strategisch wichtig. Warum?
Desktops werden auch zukünftig eine wichtige Rolle im Unternehmen und im Alltag eines Mitarbeiters spielen. Der Versuch, lokale Anwendungen und lokale Informationsablagen zu Gunsten einer zentralen Datenbankstruktur zu reduzieren, ist an den Mitarbeitern und der schwierigen Integrationsaufgabe vielfach gescheitert. Mitarbeiter werden auch weiterhin die aus ihrer Sicht wichtigen Daten und Informationen lokal ablegen und das mit einer eigenen Ablagesystematik. Der Drang nach einfach handhabbaren Werkzeugen wird mit der zunehmenden Informations- und Datenflut immer größer. Dem wird sich über kurz oder lang die IT-Abteilung nicht mehr entziehen können. Von daher wird der Lösungsanbieter als Gewinner hervorgehen, der es geschafft hat, mit seinem Produkt Vertrauen und Akzeptanz beim Anwender gewonnen zu haben. Und wenn die Suche dann auch noch so einfach ist wie die im Internet, vielleicht auch noch im gleichen Outfit, dann ist man schon ein großes Stück weitergekommen als der Wettbewerb.
Welche Lösungen für die Desktop-Suche werden angeboten? Die nachfolgende Übersicht stellt eine Auswahl an Produkten dar, die teilweise ausgereift sind und teilweise erst in einer fortgeschrittenen Beta-Version vorliegen:
Eine aktuelle Benchmarkstudie (siehe Grafik) des UW E-Business Consortium aus April 2005, listet sehr strukturiert die wesentlichsten Produkte auf und bewertet diese anhand eines differenzierten Bewertungskataloges. Der Studienbericht kann unter http://www.uwebc.org/decisiontools herunter geladen werden.
Welche Lösung nun die Beste ist, kann man mit einer gewissen Allgemeingültigkeit nicht sagen. Jede Lösung und jedes Tool hat eigenen Stärken. Ein Benchmarktest kann auch nur Kriterien und Gewichtungen vorgeben, die zuvor subjektiv bestimmt wurden. Letztendlich müssen im konkreten Unternehmensumfeld nicht nur die individuellen Bedarfe der Anwender erfüllt werden. Die Lösung muss vor allem auch den unternehmensindividuellen Indexierungs-, Administrations- und Sicherheitsanforderungen gerecht werden. Gerade das Thema Sicherheit spielt bei einer allzu freizügigen Installationsfreudigkeit der Mitarbeiter eine wichtige Rolle.
Und die Sicherheitsrisiken?
Je beliebter die Desktop-Suche wird, desto größer ist auch die Gefahr, dass die gut gemeinten Indexierungsfunktionen auch missbraucht werden. Nun ja, ein Download von einem Arbeitsplatz mit Internet-Zugang ist schon schnell gemacht und die Installationsroutine versteht auch ein Laie. Zudem sind im Unternehmen in den meisten Fällen Desktop-Installationen immer noch nicht durch lokale Administratoren-Rechte geschützt.
Das dadurch entstandene zusätzliche Sicherheitsrisiko sollten Unternehmen nicht unterschätzen, zumal Tools zur Desktop-Suche ohne weiteres auch Netzwerkpfade mit in ihren Suchradius aufnehmen können. Dies hat zur Folge, dass quasi „automatisiert“ bestehende Sicherheitslücken in den Benutzerrechten schneller ausgenutzt werden können und Mitarbeiter auch für sie nicht bestimmte Firmeninformationen indexieren können. Wenn das Programm dann auch noch die weit verbreitete Vorschaufunktion besitzt, die aus dem lokal abgelegten Index erstellt wird, dann kann auch das nachträgliche Schließen von bekannt gewordenen Sicherheitslücken nicht allzu viel mehr ausrichten. Vertrauliche Daten und Dokumente bleiben wenigstens bis zum nächsten Update des Index weiterhin für den Mitarbeiter frei einsehbar.
Ein zweiter Fall und ein vielfach vernachlässigtes Sicherheitsrisikos liegt ebenfalls dann vor, wenn z.B. ein Rechner von mehreren Personen genutzt wird. Denn der Index wird in vielen aktuell verfügbaren Versionen häufig noch zentral und nicht benutzerindividuell abgelegt. Dies hat zwangsläufig zur Folge, das auch persönliche Daten, persönliche E-Mails oder auch besuchte Internetseiten (offen oder passwortgeschützt) aus dem Cache-Speicher heraus indexiert und recherchierbar werden.
Ein dritter Fall ist der, dass Suchmaschinenanbieter ihre Tools mit Funktionen ausgestattet haben, die standardmäßig Daten beispielsweise zum Benutzerverhalten via Internet an den Tool-Anbieter (z.B. Google) "zum Zwecke der Optimierung" weitermelden. Diese Funktion kann häufig zwar deaktiviert werden, was vielen Anwendern aber nicht unbedingt bekannt ist. Auch hier müssen möglicherweise neue IT-Sicherheitsrichtlinien greifen, um die potentielle Gefahr des Ausspionierens zu verhindern.
An dieser Stelle muss aber fairerweise unterstrichen werden, dass mit der Desktop-Suche im Allgemeinen keine neuen Sicherheitslücken aufgemacht werden. Vielmehr können bestehende Sicherheitslücken im Unternehmen schneller erkannt werden. Genau an dieser Stelle ist die IT gefragt, entsprechende Sicherheitskonzepte und -richtlinien im Unternehmen zu verankern und auch zu leben.
Viele Anbieter haben bereits reagiert und bieten mittlerweile spezielle Unternehmenslösungen an, die im Vergleich zur normalen Anwenderlösung über neue Features speziell für Systemadministratoren ausgestattet wurden, um den firmenweiten Rollout und die client-spezifische Anpassung der Software besser in den Griff zu bekommen. Google bietet beispielsweise mit einem "Premium Support Paket" Unternehmenskunden Unterstützung bei der Installation und bei sonstigen Fragestellungen an. Der Preis: 10.000 Dollar pro Jahr für max. 1.000 Nutzer. Nach eigenen Aussagen will Google mit dem Verkauf von Service-Leistungen nicht wirklich Geld verdienen, sondern vielmehr die Zielgruppe der Unternehmen aufgrund ihrer stärkeren Kauf- und Werbekraft für sich und das originäre Werbegeschäft gewinnen.
Wie immer hat der Kunde und Anwender das letzte Wort!
Und welchen Beweggrund haben die vielen anderen Anbieter, ihre durchaus leistungsfähige und ausgereifte Software kostenfrei auf den Markt zu bringen? Ein möglicher und plausibler Grund könnte der sein, dass es sich um einen groß angelegten Akzeptanztest handelt, um mit der Software erst später Geld zu verdienen. Auf das Geschäftsmodell dürfen wir gespannt sein. Es gibt bereits viele Spekulationen.
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